Vara värd för en Unilink-träff

Varje arena- och nätverksträff har ett tema eller en röd tråd. Det är upp till värdlärosätet att bestämma vilket tema inom området samverkan/uppdragsutbildning & Livslångt lärande som träffen ska ha. Önskvärt är en blandning av goda exempel och frågeställningar från värdlärosätet varvat med omvärldsbevakning inom området. För att komma fram till tema och förankra det med Unilink är representant för värdlärosätet välkommen att delta på ett styrelsemöte i föreningen och/eller att någon eller några utses att vara kontaktpersoner till värdlärosätet för att underlätta planeringen och ha som resurser när idéer och frågor uppstår.

Blanda gärna keynotes/ föreläsningar med dialog och workshops. Det går bra att bjuda in personer som föreläser om frågor relaterat till temat och samverkan från värdlärosätet, samverkanspartners eller andra aktörer. Det är alltid positivt med inslag och röster från vår omvärld. Det går att ha föreläsare både på plats och digitalt.
Använd gärna poddar eller annat tillvägagångssätt där deltagarna kan förbereda sig inför tex en workshop. En viktig del av arena- och nätverksträffar är just nätverkande mellan deltagarna, så tid för dialog är viktigt. Det är i mellanrummen det händer.

Här på vår webb kan du se vilka som tidigare har arrengerat nätverksträffar. Det går bra att höra av sig till dem för att stämma av inför kommande träff.

Kom ihåg att förbereda vem/vilka som ska moderera och hålla ihop programmet och vem som hälsar välkommen från lärosätet. En rektor, pro- eller vicerektor, samverkanschef eller annan lämplig funktion? På arenaträffen är gärna ordförande eller annan representant för Unilink med och inleder, hälsar välkommen och/eller avrundar träffen.

Målgruppen är individer som är verksamma på operativ nivå inom samverkansuppdraget alternativt inom Uppdragsutbildning & Livslångt lärande vid ett medlemslärosäte. Målgruppen har ofta infrastruktur, kvalitets-, och stöduppdrag vid lärosäten utifrån samverkansperspektivet.

Sekundär målgrupp är andra intresserade och involverade anställda vid lärosäten vilket kan vara andra stödfunktioner såväl som forskare och lärare vid lärosäten. Vid nätverksträffar brukar även ekonomer, jurister och kommunikatörer bjudas in och involveras i programmet.

Tider
Arenaträffen är oftast lunch till lunch. Registrering börjar ofta från 11:30 med efterföljande lunch och program från kl 13- som längst kl 17. Därefter socialt umgänge med middag, gärna en stund däremellan för att exempelvis checka in på hotell. Dag 2 startar 8:30/ 9 och avslutas med lunch, oftast en enklare ”to go” lunch dag två.  Om värdlärosätet har andra önskemål så är upplägget flexibelt.

Om möjligt kan det vara bra att undvika måndagar. För dem som har långt att resa i vårt avlånga land kan det vara nödvändigt att resa redan dagen före. Om resdagen är en söndag kan det bidra till att färre kan delta i arenaträffen.

Fysisk, digital eller en hybrid
Traditionellt har arenaträffar och nätverksträffar varit fysiska men ersattes av det digitala formatet under 2020-2021. Vid dessa träffar eftersträvar UniLnk det fysiska fomatet, men det kan naturligtvis kompletteras med digitala lösningar och/eller ske i hybridform.

Det är upp till värdlärosätet hur man väljer att ordna träffen. Vill värdlärosätet locka lite extra till fysiskt deltagande rekommenderar Unilink att studiebesök eller annan aktivitet som inte går att göra kvalitativt digitalt anordnas i anslutning till träffen. Vad är det som lockar till att komma till en fysisk träff som man inte kan uppnå i det digitala?

Att tänka på vid digitala varianter och inslag
Om träffen har digitala inslag är det väl värt att lägga lite tid på att säkerställa en god kvalitet av deltagarupplevelsen.

Tänk på:

• Bra ljud – säkerställ att talarna hörs bra, antingen via egen mikrofon/mygga eller mikrofon på talarbordet. Deltar talaren digitalt bör denne ha bra mikrofon tillgänglig. För att kunna hantera frågor från deltagarna på plats är det bra med en lös mikrofon avsedd för detta.
• Bra bild – Säkerställ att det är bra ljus på talaren och att denne inte riskerar att ställa sig i ”skugga”. Se gärna till att någon har till uppgift att sköta kameran som visa scenen och att man kan ändra vinkel eller zooma efter behov. Deltar talaren digitalt är det bra med en webbkamera med god bildkvalitet, samt att rummet talaren sänder ifrån har bra belysning.
• Gör gärna en testuppkoppling i förväg för externa talare och deltagare för att se så allt funkar.
• Bra om någon har till uppgift att bevaka frågor i chatten.
• För deltagare som behöver följa träffen via mobiltelefonen är det bra att tänka på att eventuella presentationer bör vara tillräckligt stor del av bildskärmen för att kunna läsas.
• Tänk igenom hur digitala deltagare kan aktiveras under aktiviteter, lunch- och kafferaster och pauser? Kan en kafferast vara en social aktivitet för erfarenhetsutbyte digitalt?

Att tänka på vid fysiska träffar

• Ha tydliga vägbeskrivningar och märk gärna om möjligt upp vägen med tex skyltar
• Ha för ändamålet lämpliga lokaler (tex föreläsningar, grupparbeten, mingel och nätverkande, fika)
• Fundera på och informera om vägbeskrivning, avstånd och lämpliga transporter mellan möteslokaler, plats för middag och boenden
• Använd gärna namnskyltar till deltagarna
• Kom ihåg att informera om säkerheten, utrymning, samlingsplatser, ev hjärtstartare, men även att informera om var toaletter finns
• Hänvisa gärna till något sevärt eller trevlig miljö om det finns tid i programmet alternativt för deltagare som har luft mellan ankomst-program-avresa.

Värdlärosätet gör en ”save the date” som går ut tre månader före träffen. Save the date får gärna innehålla temat för träffen samt datum och plats.

En riktig inbjudan med agenda och anmälningslänk bör gå ut sex veckor i förväg till mejlinglistan. Det är värdlärosätet som gör inbjudan och anmälningslänk. Ha gärna med för och efternamn, titel samt organisation och specialkost. Lägg gärna datum för O.S.A så sent som möjligt, då många anmäler sig sent. Kom ihåg att deltagarna önskar bekräftelsemail på sin anmälan, brukar vara en inställning som ibland missas.

Rekommendera gärna lämpliga färdmedel och lokala vägbeskrivningar i inbjudan. Lägg gärna upp förslag på möjligheter för boende som passar bra utifrån platsen där arenaträffen anordnas. Föreslå gärna en säsongsbetonad sevärdhet eller aktivitet till ledig tid, det kan bli en snackis, tex rekommenderade LTU ett besök vid isbanan vid en träff i mars månad.

Nämn gärna redan i inbjudan att träffen dokumenteras och att fotografier kan komma att tas. Det rekommenderas att göra ett godkännande/avböjande redan i anmälningsformuläret

Före arena- eller nätverksträff
UniLinks kontaktperson har tillgång till mailista för utskick och hur utskick sker i överenskommelse mellan värdlärosäte och kontaktpersonen. Använd UniLinks logga, kontaktpersonen har tillgång till den.

Inbjudan och program visas också på UniLinks webplats, kontaktperson och UniLinks kommunikativa stöd hjälper till med det.

Inbjudan läggs också upp på LinkedIn via Unilinks sida. Detta sker i samarbete med UniLinks kontaktperson och kommunikationsstöd.

Skapa gärna en hashtag som kan användas i samband med eventet. Använd även #samverkanunilink

Det går naturligtvis bra att också använda värdlärosätets sociala medier och kanaler för att sprida information. UniLinks kontaktperson och kommunikativa stödet ber även andra samverkansparter att sprida informationen, exempel är organisationen SNITTS.

Efter anmälningstidens slut skickas ett informationsmail i god tid före träffen. Informationsmailet bör innehålla välkommen-hälsning, påminnelse och information inför träffen samt eventuella länkar till digitalt deltagande.

När arena- eller nätverksträffen pågår
Ha gärna en resurs som fotograferar och dokumenterar träffen. Trevligt om träffen läggs upp på sociala medier, använd hashtags som har skapats för eventet samt #samverkanunilink
UniLinks kontaktpersoner ansvarar för att lägga upp på UniLinks sociala medier. Naturligtvis kan bilder ersättas av kort film från träffen.

Kom ihåg att annonsera att bilder ska tas och hur man gör om man inte vill delta på bilder. Av GDPR-skäl behöver det annonseras i förväg att fotograf kommer att ta bilder. Med den informationen har vi rätt att använda bilderna, se information om det här 

Kom ihåg att under träffen vara tydliga med tider och platser/lokaler som gäller under träffen, ha om nödvändigt vägvisare.

Efter arena- eller nätverksträffen
Ett mail med tack för deltagande skickas till deltagare och i detta inkluderas presentationer och länkar. 

Förslag på tackmejl efter arenaträff

Materialet skickas även till UniLinks kommunikationsstöd så publiceras det på UnilInks web. Det är värdefullt om arena- eller samverkansträffen också är sammanfattad i ett referat med några kom ihåg från träffen. Referatet kan användas på Uniinks web. Även efter träffens avslut kan inlägg på sociala medier vara aktuella.

Värdlärosätet ansvarar för att dokumentera träffen i form av exempelvis bilder och presentationer (oftast i PDF-format). Stämma av med talare kring vad som får spridas redan vid planering och genomförande.

Värdlärosätet står för system för eventbokning, digital anmälan och system för fakturering av deltagaravgiften samt lunch och fika båda dagarna samt middag. Deltagarna betalar en deltagaravgift, storleken på den brukar skiljas åt beroende på om deltagaren kommer från ett medlemslärosäte i UniLink eller inte. Avgifterna har hittills varit ca 1500- 2000 kr för medlemmar och 2000- 3000 kr för icke medlemmar, beroende på budget för respektive träff.

UniLink bidrar med 30 000 kr till värdlärosätet som bidrag för träffen. Detta faktureras till UniLink efter träffen:
Föreningen UniLink
Siffer-Montage AB
c/o Kahm
Fållvägen 25
179 60 Stenhamra

Organisationsnummer: 882601-7496

I arena och nätverksträffar ingår lunch båda dagarna, middag på kvällen, fika på eftermiddagen första dagen samt fika på förmiddagen andra dagen. Kaffe/te och vatten är bra om det finns tillgång till hela tiden. Gärna även frukt och tex godis.

Hållbarhet
Unilink eftersträvar alltid att ha så hållbara möten som möjligt. Ha gärna en klimatsmart meny och tänk gärna på att anpassa och rekommendera hållbara sätt att ta sig fysiskt till träffen. Digitala program, vegetarisk mat, rekommendation av tågtider, tänk till med gåvor utan ge en användbar profil present om ni vill ge något. Luleå TU gave ett sittunderlag och något ätbart!

Kort efter arenaträffen rekommenderar vi att en enkät skickas ut. Om värdlärosätet vill att Unilink ordnar med den så går det bra. Värdlärosätet bör dock kommunicera det till kontaktpersonen på Unilink.

Det finns en mall med förslag på frågor att utgå ifrån.

Mall enkät efter arenaträff